從系統(tǒng)和全局出發(fā)，優(yōu)化采購體系

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)持續(xù)不斷、產(chǎn)品技術(shù)的差異不斷縮小、集成度不斷提高，是整個(gè)市場(chǎng)現(xiàn)狀的真實(shí)寫照。隨著產(chǎn)品生命周期的縮短、訂單變化的起伏加大以及產(chǎn)品交貨期的壓力倍增，采購成本控制對(duì)電子制造商的經(jīng)營業(yè)績(jī)至關(guān)重要。同時(shí)，采購的速度、效率、訂單的執(zhí)行情況也會(huì)直接影響到企業(yè)是否能夠快速靈活的滿足下游客戶的需求，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

采購體系的優(yōu)化涉及采購行為的多個(gè)方面，不論是滿足按時(shí)供料目標(biāo)、比較采購價(jià)格，還是實(shí)現(xiàn)最低總成本、減少需求變動(dòng)等等，都存在提升空間。不僅如此，采購優(yōu)化還涉及企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門，例如設(shè)計(jì)開發(fā)部、倉儲(chǔ)部、生產(chǎn)部等。

新念科技(深圳)有限公司采購部項(xiàng)目主任鄒淑勤

新念科技(深圳)有限公司采購部項(xiàng)目主任鄒淑勤認(rèn)為：“在我看來，采購優(yōu)化主要分為：采購BOM的優(yōu)化、采購流程的優(yōu)化、采購管理的優(yōu)化以及采購人員的優(yōu)化?！?

她表示，采購BOM優(yōu)化就是要確保BOM中每一顆物料都是能滿足設(shè)計(jì)需求、滿足質(zhì)量要求的最便宜的物料，而且是最容易采購的物料?！懊恳活w物料盡可能有3顆或以上的替代料，而且這些替代料的選用要有不同層次，以滿足缺貨時(shí)的緊急調(diào)料。比如電解電容，在考慮到常用的品牌如Rubycon、Panasonic、Chemicon等的同時(shí)，還可以考慮ILLINOIS，因?yàn)樗慕回浿芷诤芏?，不?周?！彼f。

越來越多的企業(yè)將優(yōu)化供應(yīng)商組合和優(yōu)化材料需求結(jié)構(gòu)滲透到日常工作中。

具體采購操作時(shí)，一方面會(huì)貨比三家，以選擇產(chǎn)品單價(jià)最低來實(shí)現(xiàn)采購成本節(jié)支。信瑞電子（深圳）有限公司采購專員周波表示：“除了針對(duì)不同品牌的兩三家代理商詢價(jià)外，我們還會(huì)擴(kuò)大詢價(jià)范圍從亞洲到歐洲，往往得到了令人滿意的采購價(jià)?！钡硪环矫?，現(xiàn)在的采購更看重的是總成本降低，而總成本包括研發(fā)成本、原物料成本、加工成本、運(yùn)輸成本等，其中任何一項(xiàng)成本的降低，都能打到總成本降低的目的，因此往往會(huì)綜合考慮各個(gè)因素。

正如羅蘭貝格公司構(gòu)建的金字塔式采購成本優(yōu)化系統(tǒng)圖所示，越來越多的電子制造商將優(yōu)化供應(yīng)商組合和優(yōu)化材料需求結(jié)構(gòu)滲透到他們的日常工作中。周波指出：“項(xiàng)目前期控制十分重要。除了直接談判價(jià)格達(dá)到降價(jià)目的的方式外，替換物料也是十分重要的手段。設(shè)計(jì)人員往往只對(duì)產(chǎn)品的功能和性能負(fù)責(zé)，對(duì)產(chǎn)品的交貨準(zhǔn)確性、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等并不熟悉，采購部門通常在設(shè)計(jì)初期就開始介入，向他們推薦價(jià)格上有優(yōu)勢(shì)、品質(zhì)、服務(wù)、替代性都較好的產(chǎn)品。這方面的案例不勝枚舉，有一項(xiàng)物料我們2013年預(yù)計(jì)用量20萬顆，替代后可節(jié)省20萬美元?！?

信瑞電子 (深圳)有限公司采購專員周波

他還表示，為了達(dá)到降低成本的目標(biāo)，需方會(huì)以未來批量生產(chǎn)將從供方處購買作為承諾，同時(shí)也會(huì)要求供方未來兩三年批量階段以最惠價(jià)格支持，每年成本下降一定幅度百分點(diǎn)。不過，周波還強(qiáng)調(diào)說，并不是所有的物料都存在替代的價(jià)值，只有那些用量大、價(jià)值比重高的物料，才會(huì)多方進(jìn)行對(duì)比驗(yàn)證進(jìn)而推進(jìn)，其中仍存在替換風(fēng)險(xiǎn)，即設(shè)計(jì)變更、生產(chǎn)變更、產(chǎn)品性能差異等其他連鎖反應(yīng)，要權(quán)衡所有因素才可以進(jìn)行下去。

“采購流程的優(yōu)化是包括各部門協(xié)調(diào)的優(yōu)化，確保采購的流程盡可能簡(jiǎn)單，但是可以起到互相監(jiān)督，互相遏制的作用，盡可能減少流程中個(gè)人因素的作用。”鄒淑勤繼續(xù)說。企業(yè)在采購之初，首先需要建立嚴(yán)格的采購制度，規(guī)范和優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，這是進(jìn)行系統(tǒng)性采購的成本質(zhì)量控制的基礎(chǔ)。采購制度應(yīng)規(guī)定申購、審批、簽約、采購執(zhí)行、檢驗(yàn)、入庫等采購流程，明確采購工作的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范日常申購行為，嚴(yán)格審批手續(xù)。規(guī)范業(yè)務(wù)流程，細(xì)分信息、計(jì)劃、采購、結(jié)算的職責(zé)界面，明確各自責(zé)任，使采購價(jià)格內(nèi)部透明化，各職能部門之間既分工協(xié)作，又互相制約，避免業(yè)務(wù)工作中暗箱操作。

與此同時(shí)，還要建立全過程全方位的有效監(jiān)控體系。全過程監(jiān)控體系需要重點(diǎn)控制采購的四個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃制定、合同簽訂、質(zhì)量檢驗(yàn)和款項(xiàng)結(jié)算。對(duì)計(jì)劃的合理和準(zhǔn)確性，合同的合法與公平性，驗(yàn)收的透明度以及款項(xiàng)的結(jié)算進(jìn)行行政監(jiān)督、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核等全面監(jiān)控，確保采購管理的規(guī)范運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注對(duì)采購價(jià)格的監(jiān)督，建立健全與自身相適應(yīng)的價(jià)格管理體系，成立統(tǒng)一的價(jià)格管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)采購價(jià)格的事前市場(chǎng)詢價(jià)、事中價(jià)格審批、事后考核工作，價(jià)格審批人員要對(duì)采購部門的物資到貨、價(jià)格審批記錄存檔、備案。同時(shí)，價(jià)格審批要相互制約，對(duì)于一筆采購業(yè)務(wù)的審批，要形成自下而上逐級(jí)審批方可生效的內(nèi)部制約機(jī)制。

采購管理的優(yōu)化，包括采購文件、采購管理的KPI指標(biāo)的優(yōu)化，庫存管理的優(yōu)化，采購物料的分類管理的優(yōu)化。采購體系的優(yōu)化應(yīng)從系統(tǒng)性出發(fā)，全方位關(guān)注企業(yè)采購的內(nèi)部管控和外部管控。如果說BOM優(yōu)化和采購流程的優(yōu)化是企業(yè)采購的內(nèi)部管控的話，那么采購管理的優(yōu)化則更注重的是外部的管控，主要涉及供應(yīng)商關(guān)系管理。

優(yōu)化的供需關(guān)系應(yīng)該是建立在戰(zhàn)略層次上的供需關(guān)系。現(xiàn)代供需關(guān)系認(rèn)為，供應(yīng)商是需求商最重要的合作伙伴，應(yīng)本著長(zhǎng)期穩(wěn)定互信互惠的原則來構(gòu)建新型的供需鏈。要想建立一種既相對(duì)穩(wěn)定又充滿競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，有供應(yīng)保障能力和質(zhì)量保證能力的物資供應(yīng)鏈，必須選好供應(yīng)商和加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商戰(zhàn)略聯(lián)盟。

首先，要選擇合適的供應(yīng)商。先是審查供應(yīng)商的基本信息，包括公司組織結(jié)構(gòu)是否健全、財(cái)務(wù)狀況是否穩(wěn)定、生產(chǎn)的品種和產(chǎn)能、有哪些客戶群體等。供應(yīng)商通過基本的審查關(guān)后，可以派出由研發(fā)、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)管理等相關(guān)人員組成的團(tuán)隊(duì)對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審查，做詳細(xì)的認(rèn)證。之后，再由供應(yīng)商開始產(chǎn)品送樣直到供應(yīng)商的產(chǎn)品通過批量認(rèn)證。審查供應(yīng)商最重要的環(huán)節(jié)是現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證和樣品抽驗(yàn)?！斑x擇合適的供應(yīng)商時(shí)要做到：一是選擇綜合素質(zhì)較好的供應(yīng)商作為合作伙伴；二是當(dāng)原來供應(yīng)商的經(jīng)營范圍與企業(yè)的需求不適應(yīng)時(shí)，應(yīng)調(diào)換供應(yīng)商；三是應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的誠信情況，定期對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營能力、技術(shù)開發(fā)能力、交貨與服務(wù)等進(jìn)行調(diào)查與系統(tǒng)評(píng)價(jià)。”周波表示。

其次，要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條件、交貨推薦、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審查才能歸檔，同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。

再次，要與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略性合作伙伴關(guān)系。選擇供應(yīng)商需要耗費(fèi)一定的人力和物力，再加上考察和談判的時(shí)間，成本很高。著眼于長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，與供應(yīng)商建立一種長(zhǎng)期合作的互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，不僅可以保證交貨時(shí)間和質(zhì)量，而且隨著訂貨量的增加，還可以達(dá)到價(jià)格上的優(yōu)惠和付款條件的寬限。“企業(yè)要把供應(yīng)商的業(yè)務(wù)看成是自己業(yè)務(wù)的進(jìn)一步拓展，創(chuàng)造條件幫助供應(yīng)商把供應(yīng)工作做得更好，共同努力應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的困難，及時(shí)向供應(yīng)商反饋消費(fèi)者需求，幫助其改進(jìn)生產(chǎn)設(shè)計(jì)、降低制造成本、貼近市場(chǎng)需求。只有雙方共同努力，降低供應(yīng)商的成本，才能降低企業(yè)的采購成本，實(shí)現(xiàn)雙贏?！敝懿ㄕf。

采購人員的優(yōu)化，“主要指采購人員本身要具備對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的敏銳觀察力，比如物料單價(jià)要上漲時(shí)是否備料，物料是否會(huì)出現(xiàn)緊缺狀況。”鄒淑勤說。定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握采購管理知識(shí)和必備的相關(guān)知識(shí)、管理辦法，特別是在工作中利用現(xiàn)代物流、現(xiàn)代管理手段和方法進(jìn)行有效管理，利用質(zhì)量管理活動(dòng)促進(jìn)管理水平的不斷提高。此外，還應(yīng)當(dāng)把適當(dāng)?shù)睦鏅C(jī)制和考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制相結(jié)合，促使采購人員積極尋找貨源和降低成本的途徑，從而降低采購價(jià)格。